TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI
PENDAHULUAN
Di masa globalisasi dan era
perdagangan bebas dapat dilihat bahwa lingkungan yang harus dihadapai oleh
suatu perusahaan semakin kompleks serta semakin sukar untuk diramalkan. Hal itu
disebabkan oleh perkembangan teknologi yang semakin cepat, pergeseran pada
ekonomi digital dan e-commerce yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan
tinggi, pasar yang terpecah belah dalam cakupan geografi yang luas sehingga
menuntut spesialisasi bidang yang jelas, perbaikan-perbaikan dan
inovasi-inovasi yang dilakukan oleh setiap perusahaan untuk mendapatkan
keunggulan bersaingnya serta ditambah lagi dengan munculnya industri-industri
lain yang tentu saja meningkatkan intensitas persaingannya semakin besar. Oleh
karena itu perusahaan-perusahaan yang benar-benar siap menghadapi semua itulah
yang akan bertahan dan terus berkembang.
Seperti yang tercantum dalam ISO 9001 bahwa kompetensi kerja karyawan merupakan suatu komponen yang diperlukan oleh perusahaan agar menjadi suatu organisasi yang berkualitas dan mendapatkan sertifikasi kualitas nasional dan internasional. Perusahaan juga harus dapat mendokumentasikan dan mengidentifikasikan karyawan yang memenuhi kualifikasi job requirements dan mengembangkan karyawan yang belum memenuhi kualifikasi baik dalam hal pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan dan latihan pengembangan. Bagian Human Resource Development (HRD) perlu membangun sumber daya manusia (SDM) yang profesional dan berkompetensi tinggi yang akan menjadi pusat keunggulan perusahaan sekaligus sebagai pendukung daya saing perusahaan dalam memasuki era globalisasi. Sesuai dengan perubahan pasar global, setiap pegawai organisasi perusahaan perlu memiliki kompetensi yang tinggi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam pekerjaannya.
Konsep Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) atau Competency Base Human Resource Management (CB-HRM) menawarkan pendekatan baru yang dapat menterjemahkan tuntutan kebutuhan kompetensi perusahaan ke dalam kebutuhan kompetensi jabatan dan kebutuhan kompetensi individu. Dengan pendekatan MSDM-BK ini, banyak fungsi-fungsi MSDM yang semula sulit untuk dilakukan menjadi lebih mudah dan praktis, yang semuanya disusun berdasarkan tingkat kebutuhan kompetensi. Metode MSDM-BK yang memanfaatkan teknologi komputer ini menyediakan akses yang mudah untuk memperoleh informasi-informasi mengenai jabatan dan individu tersebut sehingga dapat menghasilkan keputusan-keputusan manajemen sumber daya manusia yang efektif dan efisien.
Seperti yang tercantum dalam ISO 9001 bahwa kompetensi kerja karyawan merupakan suatu komponen yang diperlukan oleh perusahaan agar menjadi suatu organisasi yang berkualitas dan mendapatkan sertifikasi kualitas nasional dan internasional. Perusahaan juga harus dapat mendokumentasikan dan mengidentifikasikan karyawan yang memenuhi kualifikasi job requirements dan mengembangkan karyawan yang belum memenuhi kualifikasi baik dalam hal pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan dan latihan pengembangan. Bagian Human Resource Development (HRD) perlu membangun sumber daya manusia (SDM) yang profesional dan berkompetensi tinggi yang akan menjadi pusat keunggulan perusahaan sekaligus sebagai pendukung daya saing perusahaan dalam memasuki era globalisasi. Sesuai dengan perubahan pasar global, setiap pegawai organisasi perusahaan perlu memiliki kompetensi yang tinggi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam pekerjaannya.
Konsep Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) atau Competency Base Human Resource Management (CB-HRM) menawarkan pendekatan baru yang dapat menterjemahkan tuntutan kebutuhan kompetensi perusahaan ke dalam kebutuhan kompetensi jabatan dan kebutuhan kompetensi individu. Dengan pendekatan MSDM-BK ini, banyak fungsi-fungsi MSDM yang semula sulit untuk dilakukan menjadi lebih mudah dan praktis, yang semuanya disusun berdasarkan tingkat kebutuhan kompetensi. Metode MSDM-BK yang memanfaatkan teknologi komputer ini menyediakan akses yang mudah untuk memperoleh informasi-informasi mengenai jabatan dan individu tersebut sehingga dapat menghasilkan keputusan-keputusan manajemen sumber daya manusia yang efektif dan efisien.
Kilasan Information Technology
Manusia adalah mahluk sosial,
disamping Sandang, pangan, dan papan sebagai kebutuhan utamanya, maka sebagai
mahluk sosial manusia membutuhkan untuk berkomunikasi diantara sesamanya
sebagai kebutuhan utamanya untuk dapat saling berhubungan satu dengan yang
lainnya.
Maka mulailah manusia mencari dan menciptakan sistem dan alat untuk saling berhubungan tersebut, mulai dari melukis bentuk (menggambar) di dinding gua, isyarat tangan, isyarat asap, isyarat bunyi, huruf, kata, kalimat, tulisan, surat, sampai dengan telepon dan internet.
Alat dan Sistem komunikasi yang diciptakan manusia tersebut kemudian dikenal dengan nama Teknologi Informasi atau yang lebih dikenal dengan istilah ” IT ” (dibaca ai-ti), singkatan dari Information Technology (eng).
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian
informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama INTERNET.
Informasi yang disampaikan pun berkembang. Dari sekedar menggambarkan keadaan sampai taktik bertempur. Penulis ingin menggambarkan perkembangan dunia IT sejak zaman prasejarah sampai dengan memasuki ere globalisasi atau era informasi tanpa batas
Maka mulailah manusia mencari dan menciptakan sistem dan alat untuk saling berhubungan tersebut, mulai dari melukis bentuk (menggambar) di dinding gua, isyarat tangan, isyarat asap, isyarat bunyi, huruf, kata, kalimat, tulisan, surat, sampai dengan telepon dan internet.
Alat dan Sistem komunikasi yang diciptakan manusia tersebut kemudian dikenal dengan nama Teknologi Informasi atau yang lebih dikenal dengan istilah ” IT ” (dibaca ai-ti), singkatan dari Information Technology (eng).
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian
informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama INTERNET.
Informasi yang disampaikan pun berkembang. Dari sekedar menggambarkan keadaan sampai taktik bertempur. Penulis ingin menggambarkan perkembangan dunia IT sejak zaman prasejarah sampai dengan memasuki ere globalisasi atau era informasi tanpa batas
Strategi Implementasi IT
Chief information officer (CIO)
merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan, bertanggung jawab
atas salah satu area fungsional utama – jasa informasi (information services –
IS).
CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerja sama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumber daya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumber daya informasi. Peningkatkan kompetensi SDM dengan Strategi mplementasikan IT di perusahaan peranan CIO ini sangat menentukan.
Tak dapat disangkal, perkembangan dunia bisnis dewasa ini semakin banyak dikaitkan dan, bahkan, ditentukan oleh seberapa intensif teknologi informasi (TI) diterapkan dan digunakan secara optimal di lingkungan perusahaan. Berbagai solusi, yang mengusung kecanggihan teknologi dan kekayaan fitur dan fungsionalitas terus dikembangkan. Begitu juga, kemudahan penggunaan dan penerapannya, misalnya dibuat dalam bentuk modul-modul, yang memungkinkan penerapannya secara bertahap tanpa kehilangan konektivitas fungsionalnya, menjadi daya tarik tersendiri.
Begitulah perlombaan terus memacu lahirnya berbagai solusi baru dan dengan berbasiskan platform terbaru, yang cenderung secara teknologi lebih canggih dan rumit, namun dalam penggunaannya terasa lebih mudah dan terotomatisasi secara lebih luas. Konektivitas yang luas variannya, kecepatan transfer data dan eksekusi kegiatan fungsionalnya, serta kemudahan penerapannya menjadi titik-titik keunggulan yang ditawarkan vendor. Meski, dalam penerapannya, dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang lebih utuh terhadap kebutuhan dan sasaran yang ingin dicapai.
Hal itu, tentu saja, tak hanya bertumpu pada detil-detil operasionalnya, melainkan pada kemampuannya memberikan sesuatu yang lebih dari sekedar teknologis operasional, melainkan strategis fungsional. Karenanya, solusi-solusi yang lebih baru, mestinya mampu memberikan lebih banyak kemudahan, area cakupan operasional, termasuk kemudahan penggunaannya dan penghematan biaya atau investasi yang ditanamkannya.
Belakangan ini, berbagai solusi baru, khususnya yang berbasis teknologi internet dan tanpa kabel (wireless) lebih mendominasi banyak kebutuhan, sehingga kemampuannya mendukung mobilitas (dan peningkatan produktivitas) bukan lagi suatu impian. Mobilitas, kini, tak lagi menjadi hambatan dalam menjalankan berbagai kegiatan bisnis, baik ketika berada di rumah, di kantor, di jalanan, atau bahkan di luar kota atau di luar negeri sekalipun. Akses dan transfer data secara jarak jauh dan tanpa kabel misalnya, merupakan sesuatu yang kini dapat dilakukan dengan mudah
Karenanya, perkembangan berbagai solusi yang berorientasi-bisnis lebih banyak menarik perhatian. Selain lebih fungsional, juga lebih bisa memberi gambaran big picture dari sekadar operasional teknis. Hal ini juga didukung oleh kemajuan dalam teknologi akses tanpa kabel (W-LAN alias Wi-Fi) dari yang berkecepatan 11Mbps hingga 54Mbps, dan bahkan yang tengah dikembangkan, yaitu standar 802.16 (WiMax – Worldwide Interoperability for Microwave Access) yang berskala dunia.
Solusi baru yang kini diujiterapkan oleh Wal-Mart di Amerika dan Metro di Jerman, RFID (Radio Frequency Identification), juga mulai semakin banyak menarik perhatian, khususnya dari kalangan industri ritel. Selain menjanjikan banyak kemudahan, yang lebih menonjol adalah penghematan dan ketersediaan data yang lebih akurat. Solusi peritel ini tampaknya akan mengalami guliran bola salju yang semakin hari semakin besar.
Linux yang sebelumnya hampir-hampir tidak diperhitungkan, secara bertahap kini mulai unjuk gigi. Ini terbukti dengan munculnya sistem operasi berbasis Linux – Lindows – yang akan menyaingi Windows dari Microsoft. Belakangan ini, Lindows juga berharap akan menjadi OS bawaan untuk laptop atau notebook.
Semakin menggebu-gebunya penerapan teknologi bergerak (mobile technology), apakah itu Wi-Fi, CDMA, EDGE dan lain sebagainya juga mendorong berkembangnya, baik perangkat keras maupun piranti lunaknya. Produktivitas diperkirakan akan menjadi perhatian utama penerapan teknologi ini.
Di sisi lain, dengan berbagai pertimbangan kemampuan dan biaya, pengalihdayaan (outsourcing) solusi TI perusahaan masih akan meningkat, baik insourcing maupun offshore outsourcing. Strategi alihdaya ini, selain mampu menghemat biaya, juga memberikan penyelesaian solusi TI-nya kepada yang benar-benar ahli, sementara perusahaan bisa lebih fokus pada core competency-nya saja.
Penghematan biaya juga kini dimungkinkan dengan salah satunya penerapan IP Telephony untuk mengatasi melonjaknya biaya komunikasi suara dan data. Solusi ini diperkirakan bisa menghemat hingga 70 persen.
Namun, solusi TI perusahaan apapun yang diterapkan, tetap yang diperlukan adalah kehati-hatian dalam mencermati penerapannya, sehingga benar-benar menjadi solusi yang diharapkan dengan sejumlah keuntungan yang bisa diraih, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerja sama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumber daya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumber daya informasi. Peningkatkan kompetensi SDM dengan Strategi mplementasikan IT di perusahaan peranan CIO ini sangat menentukan.
Tak dapat disangkal, perkembangan dunia bisnis dewasa ini semakin banyak dikaitkan dan, bahkan, ditentukan oleh seberapa intensif teknologi informasi (TI) diterapkan dan digunakan secara optimal di lingkungan perusahaan. Berbagai solusi, yang mengusung kecanggihan teknologi dan kekayaan fitur dan fungsionalitas terus dikembangkan. Begitu juga, kemudahan penggunaan dan penerapannya, misalnya dibuat dalam bentuk modul-modul, yang memungkinkan penerapannya secara bertahap tanpa kehilangan konektivitas fungsionalnya, menjadi daya tarik tersendiri.
Begitulah perlombaan terus memacu lahirnya berbagai solusi baru dan dengan berbasiskan platform terbaru, yang cenderung secara teknologi lebih canggih dan rumit, namun dalam penggunaannya terasa lebih mudah dan terotomatisasi secara lebih luas. Konektivitas yang luas variannya, kecepatan transfer data dan eksekusi kegiatan fungsionalnya, serta kemudahan penerapannya menjadi titik-titik keunggulan yang ditawarkan vendor. Meski, dalam penerapannya, dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang lebih utuh terhadap kebutuhan dan sasaran yang ingin dicapai.
Hal itu, tentu saja, tak hanya bertumpu pada detil-detil operasionalnya, melainkan pada kemampuannya memberikan sesuatu yang lebih dari sekedar teknologis operasional, melainkan strategis fungsional. Karenanya, solusi-solusi yang lebih baru, mestinya mampu memberikan lebih banyak kemudahan, area cakupan operasional, termasuk kemudahan penggunaannya dan penghematan biaya atau investasi yang ditanamkannya.
Belakangan ini, berbagai solusi baru, khususnya yang berbasis teknologi internet dan tanpa kabel (wireless) lebih mendominasi banyak kebutuhan, sehingga kemampuannya mendukung mobilitas (dan peningkatan produktivitas) bukan lagi suatu impian. Mobilitas, kini, tak lagi menjadi hambatan dalam menjalankan berbagai kegiatan bisnis, baik ketika berada di rumah, di kantor, di jalanan, atau bahkan di luar kota atau di luar negeri sekalipun. Akses dan transfer data secara jarak jauh dan tanpa kabel misalnya, merupakan sesuatu yang kini dapat dilakukan dengan mudah
Karenanya, perkembangan berbagai solusi yang berorientasi-bisnis lebih banyak menarik perhatian. Selain lebih fungsional, juga lebih bisa memberi gambaran big picture dari sekadar operasional teknis. Hal ini juga didukung oleh kemajuan dalam teknologi akses tanpa kabel (W-LAN alias Wi-Fi) dari yang berkecepatan 11Mbps hingga 54Mbps, dan bahkan yang tengah dikembangkan, yaitu standar 802.16 (WiMax – Worldwide Interoperability for Microwave Access) yang berskala dunia.
Solusi baru yang kini diujiterapkan oleh Wal-Mart di Amerika dan Metro di Jerman, RFID (Radio Frequency Identification), juga mulai semakin banyak menarik perhatian, khususnya dari kalangan industri ritel. Selain menjanjikan banyak kemudahan, yang lebih menonjol adalah penghematan dan ketersediaan data yang lebih akurat. Solusi peritel ini tampaknya akan mengalami guliran bola salju yang semakin hari semakin besar.
Linux yang sebelumnya hampir-hampir tidak diperhitungkan, secara bertahap kini mulai unjuk gigi. Ini terbukti dengan munculnya sistem operasi berbasis Linux – Lindows – yang akan menyaingi Windows dari Microsoft. Belakangan ini, Lindows juga berharap akan menjadi OS bawaan untuk laptop atau notebook.
Semakin menggebu-gebunya penerapan teknologi bergerak (mobile technology), apakah itu Wi-Fi, CDMA, EDGE dan lain sebagainya juga mendorong berkembangnya, baik perangkat keras maupun piranti lunaknya. Produktivitas diperkirakan akan menjadi perhatian utama penerapan teknologi ini.
Di sisi lain, dengan berbagai pertimbangan kemampuan dan biaya, pengalihdayaan (outsourcing) solusi TI perusahaan masih akan meningkat, baik insourcing maupun offshore outsourcing. Strategi alihdaya ini, selain mampu menghemat biaya, juga memberikan penyelesaian solusi TI-nya kepada yang benar-benar ahli, sementara perusahaan bisa lebih fokus pada core competency-nya saja.
Penghematan biaya juga kini dimungkinkan dengan salah satunya penerapan IP Telephony untuk mengatasi melonjaknya biaya komunikasi suara dan data. Solusi ini diperkirakan bisa menghemat hingga 70 persen.
Namun, solusi TI perusahaan apapun yang diterapkan, tetap yang diperlukan adalah kehati-hatian dalam mencermati penerapannya, sehingga benar-benar menjadi solusi yang diharapkan dengan sejumlah keuntungan yang bisa diraih, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Peran Teknologi Informasi dalam
meningkatkan keunggulan Kompetitif
Perusahaan di masa era informasi
adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya
dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus
menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era informasi perusahaan
lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi
tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk outsourcing untuk
memperbaiki kinerja perusahaan terkait dengan proses bisnis yang bukan
merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan
pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang
memiliki core business di bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan
kinerja optimal
Menurut Anthony diromulado dan vijay Gurbaxani (Strategic intent for IT Outsourcing
,Sloan Management Review, Summer 1998, 3,4 Academic Research Library) menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing IT untuk memperbaiki IS yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Untuk mencapai tujuan strategis perusahaan dengan pertimbangan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sumber daya IT dengan memperbaiki IS yang sesuai dengan bidang bisnis, akan tetapi tujuan eksplorasi komersial tentang aplikasi, operasi, infrastruktur dan mengetahui bagaimana memperkenalkan ke pasar berdasarkan produk dan layanan.
Berdasarkan pertimbangan tersebut tercetus tentang insentif klien dan vendor outsourcing untuk sharing resiko dan rewards yang didapat berdasarkan tipe kontrak, hak putusan, pengukuran kinerja. Senior manajer memerlukan pedoman untuk merencanakan transformasi pengelolahan IS berdasarkan proses system standard dengan system core bisnis dengan platform teknologi yang global dan juga memikirkan transfer kepemilikan dan tanggung jawab asset IT dari pelanggan ke vendor outsourcing yang merupakan kritikal untuk sukses.
Dari semua yang dilakukan perlu adanya evaluasi Outsourcing TI dan hubungan structural, sebagai seorang manager IS dan bisnis akan selalu ingat kebutuhan untuk kesuksesan, konsisten, kompentensi, kompatibilitas dan kelanjutan dari asset TI organisasi.
Menurut IT Governance Institute (Governance of Outsourcing ISBN 1-933284-13-7) memberikan aturan bakuan untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :
Presignature :
1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
3. Proses Opersional yang dikembangkan
4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalty
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource
Transition
1. Transisi staf
2. Kunci Pengetahuan dan keahlian yang dipertahankan atau diperoleh
3. Melaksanakan pengelolahan layanan untuk menyelesaikan
4. Layanan yang dideliver ke SLA/OLA baru
5. Kerangka kerja untuk memonitor dampak
6. Program perbaikan berkelanjutan
7. Tinjauan dan perbaikan prosedur
Transformation
1. aturan aktivitas yang digabungkan
2. menyelenggarakan layanan, mengoperasikan dan melaporkan
3. Benchmarking yang dibangun
4. Biaya Proyek diukur berdasarkan implementasi
5. Manfaat yang dikelola
6. Asset sejalan dengan kebutuhan
7. Perubahan Dan Manajemen Lingkungan yang sukses
Quick Wins dan Steady State
1. Kontrak yang kadaluwarsa
2. Benchmarking untuk menunjukan kurang kompetitif
3. Pelanggaran atas kontrak
4. Hubungan pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan
Menurut Hazael Taylor (Outsourced IT Projects from the vendor Perspective : Different Goals, Different Risks, University of Washington, USA) menyatakan bahwa Outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesisifk dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten, ini dapat ditentukan dengan mengenali factor-faktor resiko yang dapat diidentifikasikan atau dikelompokan, yaitu :
Menurut Anthony diromulado dan vijay Gurbaxani (Strategic intent for IT Outsourcing
,Sloan Management Review, Summer 1998, 3,4 Academic Research Library) menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing IT untuk memperbaiki IS yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Untuk mencapai tujuan strategis perusahaan dengan pertimbangan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sumber daya IT dengan memperbaiki IS yang sesuai dengan bidang bisnis, akan tetapi tujuan eksplorasi komersial tentang aplikasi, operasi, infrastruktur dan mengetahui bagaimana memperkenalkan ke pasar berdasarkan produk dan layanan.
Berdasarkan pertimbangan tersebut tercetus tentang insentif klien dan vendor outsourcing untuk sharing resiko dan rewards yang didapat berdasarkan tipe kontrak, hak putusan, pengukuran kinerja. Senior manajer memerlukan pedoman untuk merencanakan transformasi pengelolahan IS berdasarkan proses system standard dengan system core bisnis dengan platform teknologi yang global dan juga memikirkan transfer kepemilikan dan tanggung jawab asset IT dari pelanggan ke vendor outsourcing yang merupakan kritikal untuk sukses.
Dari semua yang dilakukan perlu adanya evaluasi Outsourcing TI dan hubungan structural, sebagai seorang manager IS dan bisnis akan selalu ingat kebutuhan untuk kesuksesan, konsisten, kompentensi, kompatibilitas dan kelanjutan dari asset TI organisasi.
Menurut IT Governance Institute (Governance of Outsourcing ISBN 1-933284-13-7) memberikan aturan bakuan untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :
Presignature :
1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
3. Proses Opersional yang dikembangkan
4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalty
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource
Transition
1. Transisi staf
2. Kunci Pengetahuan dan keahlian yang dipertahankan atau diperoleh
3. Melaksanakan pengelolahan layanan untuk menyelesaikan
4. Layanan yang dideliver ke SLA/OLA baru
5. Kerangka kerja untuk memonitor dampak
6. Program perbaikan berkelanjutan
7. Tinjauan dan perbaikan prosedur
Transformation
1. aturan aktivitas yang digabungkan
2. menyelenggarakan layanan, mengoperasikan dan melaporkan
3. Benchmarking yang dibangun
4. Biaya Proyek diukur berdasarkan implementasi
5. Manfaat yang dikelola
6. Asset sejalan dengan kebutuhan
7. Perubahan Dan Manajemen Lingkungan yang sukses
Quick Wins dan Steady State
1. Kontrak yang kadaluwarsa
2. Benchmarking untuk menunjukan kurang kompetitif
3. Pelanggaran atas kontrak
4. Hubungan pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan
Menurut Hazael Taylor (Outsourced IT Projects from the vendor Perspective : Different Goals, Different Risks, University of Washington, USA) menyatakan bahwa Outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesisifk dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten, ini dapat ditentukan dengan mengenali factor-faktor resiko yang dapat diidentifikasikan atau dikelompokan, yaitu :
Project Management Risks
1. Technology Risks
2. Relationship Risks
3. Vendor Internal Negotiations
4. Vendor Team Morale
5. Client Trust
6. Client Organization Culture
Location Risks
1. Vendor Overseas Head Office
2. Non Local Third Party
Commercial Environment Risks
1. Vendor’s Reputation
2. Vendor’s Competition
3. Legal and Credit Risk
4. Contract Term and Conditions
Factors non identified
Menurut Kaplan dan Norton (1996), kinerja perusahaan yang dinilai menggunakan indicator financial saja tidak lagi dianggap cukup, alasannya ukuran financial hanya menggambarkan situasi masa lalu, dan hanya dapat dilakukan untuk perusahaan yang semua investasinya berjangka panjang.
Sumber : http://www.agrifood.info/perspectives/2000/Shadbolt.html#Kaplan
Sedangkan era teknologi informasi, perusahaan yang dapat bertahan adalah perusahaan yang mampu menciptakan nilai tambah dengan melakukan investasi pada pelanggan, pegawai, proses, teknologi yang digunakan, serta inovasi.
Tahun 2004, IT Governance Institute, bersama dengan Ligthouse Global, mensurvey 200 IT Profesional dari 14 Negara di amerika, asia-pasifik dan eropa, responder termasuk CIOs, Direktur TI, dan Manager TI dari berbagai perusahan dengan pendapatan tahunan lebih dari AS$ 50 juta. Survey menyoroti beberapa tema kunci yang mendriven strategis organisasi untuk mempertimbangkan outsourcing dan bagaimana diterapkan dan diatur.
1. Technology Risks
2. Relationship Risks
3. Vendor Internal Negotiations
4. Vendor Team Morale
5. Client Trust
6. Client Organization Culture
Location Risks
1. Vendor Overseas Head Office
2. Non Local Third Party
Commercial Environment Risks
1. Vendor’s Reputation
2. Vendor’s Competition
3. Legal and Credit Risk
4. Contract Term and Conditions
Factors non identified
Menurut Kaplan dan Norton (1996), kinerja perusahaan yang dinilai menggunakan indicator financial saja tidak lagi dianggap cukup, alasannya ukuran financial hanya menggambarkan situasi masa lalu, dan hanya dapat dilakukan untuk perusahaan yang semua investasinya berjangka panjang.
Sumber : http://www.agrifood.info/perspectives/2000/Shadbolt.html#Kaplan
Sedangkan era teknologi informasi, perusahaan yang dapat bertahan adalah perusahaan yang mampu menciptakan nilai tambah dengan melakukan investasi pada pelanggan, pegawai, proses, teknologi yang digunakan, serta inovasi.
Tahun 2004, IT Governance Institute, bersama dengan Ligthouse Global, mensurvey 200 IT Profesional dari 14 Negara di amerika, asia-pasifik dan eropa, responder termasuk CIOs, Direktur TI, dan Manager TI dari berbagai perusahan dengan pendapatan tahunan lebih dari AS$ 50 juta. Survey menyoroti beberapa tema kunci yang mendriven strategis organisasi untuk mempertimbangkan outsourcing dan bagaimana diterapkan dan diatur.
Era Informasi
Untuk menganalisa, me-review,
membandingkan dan membedakan argument dari beberapa pemikiran yang dipaparkan
pada pendahuluan perlu juga melihat kondisi Era Informasi sehingga akan
mendapatkan holistic view pengaruh Outsourcing. Tingkat persaingan bisnis
meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat
meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik stratejik
secara umum memiliki beberapa factor yaitu : cost leadership, differentiation,
dan focus dari melihat itu semua, saat ini adalah masa transformasi yang
revolusioner. Persaingan abad industri telah bergeser kepada persaingan abad
informasi. Selama abad industri, dari tahun 1850 sampai sekitar tahun 1975,
keberhasilan ditentukan oleh seberapa baik perusahaan memanfaatkan keuntungan
yang diperoleh dari skala dan ruang lingkup ekonomis (economies of scale and
scope). Keberhasilan yang diperoleh oleh perusahaan yaitu seberapa besar suatu
perusahaan dapat menanamkan teknologi baru dan menawarkan produk yang standar
secara masal dan efisien.
Selama abad industri, system pengendalian keuangan dikembangkan di dalam sebuah perusahaan, hal ini untuk memfasilitasi dan memantau alokasi modal financial dan fisik secara efisien. Penggunaan modal financial dan fisik oleh berbagai divisi operasi dapat dipantau dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi para pemegang saham.
Munculnya abad Informasi, dalam beberapa decade terakhir abad ke-20, telah banyak membuat asumsi dasar tentang persaingan abad industri. Perusahaan tidak dapat lagi menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan hanya dengan menerapkan teknologi baru ke dalam aktiva fisik secara cepat atau hanya dengan menerapkan manajemen aktiva dan kewajiban financial. Dampak revolusioner abad informasi lebih dirasakan oleh perusahan local maupun multinasioanl, khusunya perusahaan lokal dibawah naungan incumbent yang selama puluhan tahun tumbuh dalam lingkungan yang nyaman dan tidak kompetitif. Mereka hanya mempunyai sedikit kebebasan dalam memasuki usaha dalam menetapkan harga produk. Sebagai imbalannya, berbagai peraturan pemerintah melindungi perusahaan dari para pesaing yang lebih efisien dan inovatif, serta menetapkan harga yang memungkinkan pengembalian atas investasi dan biaya yang telah dikeluarkan. Selama dua decade terakhir menunjukkan munculnya berbagai inisiatif deregulasi dan privatisasi penting perusahaan jasa diseluruh dunia. Ketika teknologi informasi menciptakan benih kehancuran perusahaan jasa dan yang dalam abad industri yang sebelumnya banyak mendapatkan perlindungan dari pemerintah.
Untuk mencapai keberhasilan kompetitif, lingkungan abad informasi mensyaratkan adanya kemampuan baru yang harus dimiliki oleh perusahaan. Kemampuan sebuah perusahaan untuk memobilisasi dan mengekspolorasi aktiva menjadi jauh lebih menentukan.
Analisa Artikel
Selama abad industri, system pengendalian keuangan dikembangkan di dalam sebuah perusahaan, hal ini untuk memfasilitasi dan memantau alokasi modal financial dan fisik secara efisien. Penggunaan modal financial dan fisik oleh berbagai divisi operasi dapat dipantau dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi para pemegang saham.
Munculnya abad Informasi, dalam beberapa decade terakhir abad ke-20, telah banyak membuat asumsi dasar tentang persaingan abad industri. Perusahaan tidak dapat lagi menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan hanya dengan menerapkan teknologi baru ke dalam aktiva fisik secara cepat atau hanya dengan menerapkan manajemen aktiva dan kewajiban financial. Dampak revolusioner abad informasi lebih dirasakan oleh perusahan local maupun multinasioanl, khusunya perusahaan lokal dibawah naungan incumbent yang selama puluhan tahun tumbuh dalam lingkungan yang nyaman dan tidak kompetitif. Mereka hanya mempunyai sedikit kebebasan dalam memasuki usaha dalam menetapkan harga produk. Sebagai imbalannya, berbagai peraturan pemerintah melindungi perusahaan dari para pesaing yang lebih efisien dan inovatif, serta menetapkan harga yang memungkinkan pengembalian atas investasi dan biaya yang telah dikeluarkan. Selama dua decade terakhir menunjukkan munculnya berbagai inisiatif deregulasi dan privatisasi penting perusahaan jasa diseluruh dunia. Ketika teknologi informasi menciptakan benih kehancuran perusahaan jasa dan yang dalam abad industri yang sebelumnya banyak mendapatkan perlindungan dari pemerintah.
Untuk mencapai keberhasilan kompetitif, lingkungan abad informasi mensyaratkan adanya kemampuan baru yang harus dimiliki oleh perusahaan. Kemampuan sebuah perusahaan untuk memobilisasi dan mengekspolorasi aktiva menjadi jauh lebih menentukan.
Analisa Artikel
Dari beberapa artikel yang
dipaparkan dalam pendahuluan ada beberapa kesamaan pengaruh IT Outsourcing
dalam organisasi yatiu :
• Memperbaiki strategis IS organisasi
• Mencegah resiko yang timbul
• Organisasi dapat focus terhadap core businessnya, sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif
• Bakuan standard untuk melakukan Outsourcing yang dijabarkan dengan beberapa metodologi
• Selain itu yang membedakan pengaruh IT outsourcing organisasi adalah Budaya Organisasi, Political, sumber daya dan struktur organisasi.
Tahapan Outsourcing
Dari penjabaran diatas, bahwa era informasi yang mendukung keunggulan kompetitif kebutuhan organisasi akan outsourcing menjadi penting, kesamaan dari argumen dari dampak outsourcing pengendalian resiko dan proses seleksi provider atau peng-outsource baik dari sisi internal maupun sisi eksternal yang dipengaruhi oleh empat frame organisasi yaitu structural, human resources, political, dan symbolic untuk tercapainya objektivitas organisasi.
Secara umum proses outsourcing dapat dilakukan dengan planning, outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan mempertimbangkan :
1. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan dimonitor.
2. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
3. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah b dan analisa dampak setelah outsource.
4. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk perusahaan.
Adapun tahapan dalam outsourcing life cyle yang menurut IT Governance dalam Outsourcing Governance, Organisasi untuk mengadopsi best practice, Outsourcing life cycle harus mengerti operasional dan strategical sebagai dukungan control tiap tahan life cycle .tujuan lebih luas dengan menerapkan model life cycle, organisasi akan lebih baik mengelola, mengurus, mengalokasikan sumber daya secara efektif lintas area selanjutnya. yang digambarkan pada figure 5 – outsourcing life cycle..
Dengan mempertimbangkan :
1. Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik strategic planning maupun tactical planning).
2. Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
3. Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
4. Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
5. Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.
• Memperbaiki strategis IS organisasi
• Mencegah resiko yang timbul
• Organisasi dapat focus terhadap core businessnya, sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif
• Bakuan standard untuk melakukan Outsourcing yang dijabarkan dengan beberapa metodologi
• Selain itu yang membedakan pengaruh IT outsourcing organisasi adalah Budaya Organisasi, Political, sumber daya dan struktur organisasi.
Tahapan Outsourcing
Dari penjabaran diatas, bahwa era informasi yang mendukung keunggulan kompetitif kebutuhan organisasi akan outsourcing menjadi penting, kesamaan dari argumen dari dampak outsourcing pengendalian resiko dan proses seleksi provider atau peng-outsource baik dari sisi internal maupun sisi eksternal yang dipengaruhi oleh empat frame organisasi yaitu structural, human resources, political, dan symbolic untuk tercapainya objektivitas organisasi.
Secara umum proses outsourcing dapat dilakukan dengan planning, outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan mempertimbangkan :
1. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan dimonitor.
2. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
3. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah b dan analisa dampak setelah outsource.
4. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk perusahaan.
Adapun tahapan dalam outsourcing life cyle yang menurut IT Governance dalam Outsourcing Governance, Organisasi untuk mengadopsi best practice, Outsourcing life cycle harus mengerti operasional dan strategical sebagai dukungan control tiap tahan life cycle .tujuan lebih luas dengan menerapkan model life cycle, organisasi akan lebih baik mengelola, mengurus, mengalokasikan sumber daya secara efektif lintas area selanjutnya. yang digambarkan pada figure 5 – outsourcing life cycle..
Dengan mempertimbangkan :
1. Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik strategic planning maupun tactical planning).
2. Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
3. Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
4. Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
5. Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.
Kesimpulan
Kesuksesan Keunggulan Kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat focus terhadap core businessnya.
Kesuksesan Keunggulan Kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat focus terhadap core businessnya.
- Pentingnya pengendalian Sistem Informasi.
Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
- Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
* Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
* Berorientasi pada transaksi.
* Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
* Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).
- Kontrol Proses Pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
* Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
* Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
* Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
* Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
* Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
* Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
* Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
- Kontrol Desain Sistem
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
* Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
* Permulaan dokumen sumber
* Kewenangan
* Pembuatan input computer
* Penanganan kesalahan
* Penyimpanan dokumen sumber
* Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
* Entri data
* Verifikasi data
* Penanganan kesalahan
* Penyeimbangan batch
* Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
* Kontrol pengiriman pesan
* Kontrol saluran (channel) komunikasi
* Kontrol penerimaan pesan
* Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
* Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
* Penanganan data
* Penanganan kesalahan
* Database dan perpustakaan software
- Kontrol Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
* Rencana keadaan darurat (emergency plan)
* Rencana back-up (backup plan)
* Rencana record penting (vital record plan)
* Rencana recovery (recovery plan)
Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
- Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
* Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
* Berorientasi pada transaksi.
* Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
* Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).
- Kontrol Proses Pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
* Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
* Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
* Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
* Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
* Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
* Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
* Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
- Kontrol Desain Sistem
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
* Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
* Permulaan dokumen sumber
* Kewenangan
* Pembuatan input computer
* Penanganan kesalahan
* Penyimpanan dokumen sumber
* Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
* Entri data
* Verifikasi data
* Penanganan kesalahan
* Penyeimbangan batch
* Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
* Kontrol pengiriman pesan
* Kontrol saluran (channel) komunikasi
* Kontrol penerimaan pesan
* Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
* Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
* Penanganan data
* Penanganan kesalahan
* Database dan perpustakaan software
- Kontrol Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
* Rencana keadaan darurat (emergency plan)
* Rencana back-up (backup plan)
* Rencana record penting (vital record plan)
* Rencana recovery (recovery plan)
